COMMON PITFALLS TO LEADERSHIP AWARD PROGRAMS

PAKAR BISNIS ONLINE COMMON PITFALLS TO LEADERSHIP AWARD PROGRAMS : As a leadership keynote speaker in a seminar discussion I continually discover acknowledgment programs are morale busters not morale boosters.

Does acknowledging your employees impel them to explore their potential further or is it more of a mindless clacking of cliche expressions? Is your recognition program a superficial ploy encroaching on your staff's need to be candidly recognized and inspired? Don't be disheartened because many organizations suffer the same twisted fate. Employee Morale boosters hinge on how well leaders recognize staff. Everybody likes to be appreciated for their efforts, but only if they are rewarded and acknowledged in a way that is genuine.

Include employees' say in the way you salute their efforts. Most companies have a formal way of acknowledging employees with annual award banquets, including keynote speakers with motivational speeches,top sales awards and certificates. If your award program doesn't invite a thunderous reception, it may be because it is too generic and not an inspiration

There are some major pitfalls to generic leadership award programs:

1. The reward is handed down from leadership and reinforces imbalances in power.

2. It can be patronizing to receive a small award for a large accomplishment.

3. The leadership recognition program falters because the accomplishment is often a team effort. It fosters resentment when just one person gets the reward.

4. They cause competition and conflict

5. The reward usually occurs annually or semi-annually,thereby greatly postponing inspiration and recognition for superior daily performance.

6. Salary raises are nice, but seldom motivate people to consistently achieve on the job.

7. Top performers are often the same people every month. A formal award system may become a program that neglects secondary achievements. How is this helping the rest of your staff? You may be causing resentment, conflict.Formal award nights with humorous keynote speakers may not speak to the heart of recognition for the whole team

8. The most common flaw of leadership award programs is that they often reward people for doing work they were supposed to do anyway. It creates entitlement.

Why are formal award systems so popular as a leadership strategy then? The main advantage to formal awards is that they are easy to administer. All you need to do is calculate how close (or how far) people get to their goal, find the "top achievers" and acknowledge them with your standard reward.

This advantage is also the major disadvantage. Formal awards are a "mass acknowledgment" program. They can be very impersonal and don't take into account the strengths, accomplishments, or efforts of individuals. They don't take into account employees' say.

Formal award systems recognize one narrow aspect of the job (such as increased revenue, Morale, sales or productivity) and those few employees who are good at achieving that goal. By contrast, informal recognition programs focus on spontaneous and personal appreciation of employee efforts.

THE ART OF APPRECIATING OTHERS:

Four Qualities of a Good Acknowledgment

Appreciating others is a brilliant and creative act.
Leadership strategy needs to notice and nurture consistent acts of achievement. Yet many leaders don't consider showing appreciation a part of their leadership skills. Other leaders realize that acknowledgment is important, but they botch the process. Spouting hollow praise too often will bring discouraging results.

There is an art to showing appreciation for others.
Employees won't be impressed by trite and generic compliments. Most leadership could use a bit of practice with thoughtful acknowledgments. Possibly a leadership seminar or workshop with a motivational talks to practice the 4 keys to a good acknowledgment. According to B.F. Skinner, a good acknowledgment has four qualities. It is consistently:

1. Specific : Talk very specifically about what you saw the person do. General motivational cliches like good team player will have a lukewarm effect.

2. Immediate : Obviously praising someone for something she did nearly a year ago is a waste of time because the best acknowledgment is immediate. Catch someone in the act of doing well and compliment the behavior on the spot.

3. Personal: Use the person's name and talk about the qualities they bring to the team.

4. Spontaneous : Never script compliments or they won't sound sincere.

I would add to this always link individual performance to the overall good of the group. Here is an example: "Mike, congratulations on how you handled that difficult patient just now. He was nasty and not about to give up, but you sympathized, calmed him down and set him straight." This acknowledgment is specific, immediate, personal, and spontaneous.

Next, link individual performance to the good of the group. "Your taking the time to explain things to that patient builds understanding and agreement and makes that patient so much easier for the rest of the team to deal with."

According to a study done by Robert Half International Limited, a lack of praise and recognition is one of the primary reasons why employees leave their jobs.

Action Plan

Acknowledgment doesn't have to come from a leader. Train and encourage all employees to recognize each other. Train in the four steps above and have employees role-play to acknowledge one another. Create a culture of appreciation (see below) where employees regularly recognize each others contributions.

Rewards That Increase Say and Engage Employees

Increasing the say factor in your organization means increasing employee input to their jobs. Leaderships Motivational Speeches should Reward people individually and in a personalized way for their accomplishments instead of generally addressing the whole group for its performance level. Take time to find out what specifically motivates each of your employees and then see what you can do to make those things happen. How do you find out what motivates others? Ask them.

Increase the say factor in the job by getting people talking about what inspires and motivates them and engage them in the reward process. When people get rewarded in the way they want, they will be much more satisfied. Involvement equals commitment. The best management is what you do with others, not to them.

FOUR STEPS TO CREATING A PERSONALIZED REWARDS SYSTEM:

1. Create an acknowledgment committee. This is a fun volunteer position and it should rotate regularly so all staff have an opportunity to participate. The acknowledgment committee is responsible for acknowledging other staff members weekly.

2. Have the acknowledgment committee create a form that helps them get to know employees. Ask employees things like, "Share your favorite color, your biggest pet peeve, something interesting about your family, your hobbies..." Anything unique about a person that they would offer to share is valuable.

3. File these forms away and every week (or month or however often) the committee randomly draws an employee's name and checks the list to find interesting unique ways to acknowledge him. (e.g. Jason loves telling jokes so buy him a joke book). The reward is fun and does not cost a lot (usually under $10).

4. The committee now has to catch Jason in the act of doing well and acknowledges him with the personalized item. You may even create a fun ritual, motivational talk,chant or saying when delivering acknowledgments.

Cara meningkatkan kualitas Pribadi Anda Total Quality Management

Pakar Bisnis Cara meningkatkan kualitas Pribadi Anda Total Quality Management ; Seringkali kita tidak tahu bagaimana caranya untuk meningkatkan kualitas diri. Bahkan beberapa orang merasa cukup puas dengan kualitas diri yang saat ini dimiliki. Padahal kalau mau digali lebih dalam lagi seharusnya masih ada potensi diri yang bisa ditingkatkan untuk menambah kualitas. Dengan kondisi seseorang cukup puas dengan kualitasnya maka dia merasa tidak perlu ada peningkatan-peningkatan atau perbaikan dalam dirinya.

Dan apabila suatu perusahaan memiliki beberapa karyawan dengan tipe seperti ini, pastilah perusahaan terebut akan sulit untuk mengembangkan dirinya. Semakin tinggi kualitas diri seseorang maka seseorang semakin kompeten dalam berbagai aspek kehidupan. Namun demikian, tanpa usaha yang maksimal maka kualitas diri tidak akan mengalami kemajuan seperti yang diharapkan

Total Quality Management (TQM) menekankan bahwa evaluasi diri sebagai bagian dari suatu proses perbaikan berkelanjutan. Evaluasi diri di sini berbicara mengenai pentingnya evaluasi terhadap satu proses produksi dimana manusianya sebagai salah satu faktor yang perlu untuk dievaluasi dalam rangka perbaikan terus menerus.

Kualitas diri sangatlah penting dan sangat berperan, dalam menuntun perjalanan seseorang menuju sukses. Karena kualitas diri berkaitan erat dengan seberapa besar seseorang mampu melakukan tindakan, yang menuntut keahlian tersendiri pada bidang yang ia geluti. sehingga seseorang memiliki suatu keyakinan yang kuat terhadap bidang yang digeluti..

Beberapa langkah dasar yang dapat diterapkan dalam upaya untuk meningkatkan kualitas diri adalah sebagai berikut:

1. Membaca
Sepertinya sangat sederhana, tetapi dalam pelaksanaannya tidaklah mudah. Membaca merupakan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Namun dengan membaca banyak manfaat yang bisa kita peroleh. Membaca adalah proses input data yang terbilang akurat. Dengan membaca banyak informasi yang bisa kita peroleh. Dari membacalah seorang ahli fikir bisa mengatakan sebuah teori dengan lantang. Kebiasaan membaca dapat mulai dibiasakan sejak masih anak-anak. Tanpa membaca, otak kita akan kering, sempit dan tidak memiliki gambaran akan dunia. Membaca akan melengkapi data anda. Otak akan lebih kreatif dalam menyikapi segala situasi.

2. Mendengar
Mendengar juga adalah pekerjaan yang sangat membutuhkan konsentrasi tinggi. Namun mendengar banyak sekali manfaat yang bisa kita petik. Terbiasa mendengar, banyak informasi yang bisa kita dapatkan, yang mungkin saja, kita tidak peroleh pada buku-buku bacaan kita. mendengar akan melatih kesabaran, ketelitian dan konsentrasi. Efeknya, jika anda antusias mendengarkan uraian seseorang, maka orang tersebut akan lebih respek kepada anda.Ingat! orang besar lebih banyak mendengar daripada berbicara.

3. Menulis
Kegiatan menulis, akan menguji kita, seberapa baik kemampuan kita dalam menyerap ilmu dan informasi dari kegiatan membaca dan mendengar. Menulis akan melatih kita menerapkan pola fikir yang kritis, dan kaya akan pengetahuan. Walau terasa berat, namun menulis sangatlah bermanfaat. Melalui tulisanlah kita bisa menuangkan ide-ide kita. Seperti yang kita tahu, bahwa dunia pers, dalam kegitan sosial, sangatlah berperan aktif. Karena tulisan-tulisannyalah, pers menjadi sangat disegani dan dihormati. Terlepas dari pro-kontra isi penulisan. Semua itu berpulang pada masing -masing penulis. Menulis bisa kita jadikan sarana untuk membentuk karakter, publikasi atau merupakan kesenangan tersendiri. Bahkan bisa dijadikan alternatif mata pencaharian.

4. Action (Bertindak)
Sebenarnya, kegiatan menulis sudah termasuk dari tips Melakukan. Namun dalam hal ini, saya mencoba melihat “kegiatan menulis” sebagai salah satu langkah peningkatan diri. Inilah mungkin tips yang paling vital. Melakukan Sesuatu! Karena berkaitan dengan bukti. Walau seseorang telah melakukan kegiatan baca dan dengar, sebagai sarana menimbah ilmu pengetahuan. Namun tanpa mencoba untuk Melakukan Sesuatu yang diyakininya. Sesuatu yang menurutnya mampu membawanya pada gerbang kesuksesan. Maka ilmu pengetahuan yang diperolehnya, akan mengalami kekakuan. Tidak terbiasa melakukan/bertindak maka ilmu yang diperolehnya akan mubazir. Lambat laun akan melemah dan lumpuh.

5. Menghayati
Terakhir, menghayati adalah proses perenungan dari apa yeng telah dilakukan selama ini. Terbiasa menghayati setiap kegiatan, sama halnya terbiasa melakukan koreksi diri dan pembenahan dalam setiap kesempatan.

Sebagai manusia biasa, tentunya kita tak luput dari segala kesalahan. Terkadang kita melangkah dengan penuh semangat, namun lupa akan penghayatan dari apa yang kita lakukan tersebut. Sehingga kita tidak mampu melihat, sisi-sisi yang mungkin akan memberikan peluang yang luar biasa bagi kemajuan kualitas diri kita seutuhnya.

Dengan menerapkan ke 5 hal di atas pastilah akan bermanfaat dalam meningkatkan kualitas pribadi. Dapat kita bayangkan apabila dalam satu perusahaan memiliki hampir semua karyawan yang menerapkan 5 langkah dasar meningkatkan kualitas, pastilah perusahaan tersebut akan meningkat produktivitasnya.

Diagram tulang ikan Quality Management

Diagram tulang ikan Quality Management : Diagram tulang ikan atau fishbone diagram adalah salah satu metode / tool di dalam meningkatkan kualitas. Sering juga diagram ini disebut dengan cause effect diagram. Penemunya adalah seorang ilmuwan jepang pada tahun 60-an. bernama Dr. Kaoru Ishikawa, ilmuwan kelahiran 1915 di Tokyo Jepang yang juga alumni teknik kimia Universitas Tokyo.

Karena itulah sering juga diagram tulang ikan ini disebut dengan diagram ishikawa. Metode tersebut awalnya lebih banyak digunakan untuk manajemen kualitas. Yang menggunakan data verbal (non-numerical) atau data kualitatif. Dr. Ishikawa juga diperkirakan sebagai orang pertama yang memperkenalkan 7 alat atau metode pengendalian kualitas (7 tools). Yakni fishbone diagram, control chart, run chart, histogram, scatter diagram, pareto chart, dan flowchart.

Kenapa di sebut sebagai Diagram tulang ikan? Karena bentuknya menyerupai tulang ikan yang bagian moncong kepalanya menghadap ke kanan. Diagram ini akan menunjukkan sebuah dampak atau akibat dari sebuah permasalahan, dengan berbagai penyebabnya. Efek atau akibat dituliskan sebagai moncong kepala. Sedangkan tulang ikan diisi oleh sebab-sebab sesuai dengan pendekatan permasalahannya. Umumnya penggunaan fishbone adalah untuk design produk dan mencegah kualitas produk yang jelek (defect). Mekanisme penggunaan metoda Diagram Tulang Ikan ini adalah melalui pengklasifikasian sesuai dengan sebab-sebab, berikut adalah beberapa pendekatannya.

- Pendekatan The 4 M’s (digunakan untuk perusahaan manufaktur) :
• Machine (Equipment), Method (Process/Inspection), Material (Raw,Consumables etc.), Man power.

- Pendekatan The 8 P’s (digunakan pada industri jasa) :
• People, Process, Policies, Procedures, Price, Promotion, Place/Plant, Product

- Pendekatan The 4 S’s (digunakan pada industri jasa) :
• Surroundings , Suppliers, Systems, Skills

- Pendekatan 4 P (pendekatan manajemen pemasaran) :
• Price , Product, Place, Promotion,

Contoh sederhana pemilahan sebab dengan pendekatan tertentu adalah pada gambar di bawah ini.

Langkah-langkah untuk belajar dan menerapkan diagram tulang ikan adalah :
1. Fokuskan pada satu hal akibat yang diamati, di ruang lingkup yang lebih kecil dahulu. Kemudian hal yang besar jika sudah terlatih.

2. Sebab lebih dari satu. Sehingga jangan berhenti untuk bertanya mengapa? Penentuan sebab-sebab juga bisa dengan branstorming.

3. Buatlah usulan perbaikan jangka pendek dan jangka panjang dari sebab-sebab permasalahan.

4. Kerja tim dan dukungan kepemimpinan adalah hal penting.

5. Teruslah berlatih.

Sebagai gambaran sebuah diagram tulang ikan misalnya adalah mengenai pencarian solusi mengapa produk sebuah mobil di industri manufaktur tidak bisa berjalan. Sebab-sebabnya dipilah sesuai dengan pendekatan jenis kelamin operator perakitan (pria atau wanita), lingkungan, metode dan bahan. Semakin dekat garis sebab dengan akibat, semakin perlu diperhatikan. Faktor lingkungan dipilah lagi menjadi dua sub bagian. Yakni faktor temperatur dan cahaya. Diperkirakan cahaya terlalu banyak dan temperatur terlalu rendah. Demikian seterusnya dilakukan analisis yang sama terhadap sebab-sebab yang ada. Kemudian setelah diketahui betul sebab-sebab yang ada, maka dapat dibuat kerangka pemecahan masalahnya dan diakhiri dengan adanya perbaikan lingkungan kerja, metode dan bahan.

Diagram ini memang lebih banyak diterapkan oleh departemen kualitas di perusahaan manufacturing atau jasa. Tapi di sektor lain sebenarnya juga bisa, seperti pelayanan masyarakat, sosial dan bahkan politik. Karena sifat metode ini mudah dibuat dan bersifat visual. Walaupun kelemahannya ada pada subjektivitas si pembuat.

Dari pengertian di atas terlihat bahwa faktor penyebab problem antara lain bisa digolongkan dalam beberapa bagian: material/bahan baku, mesin, manusia dan metode/cara. Semua yang berhubungan dengan material, mesin, manusia, dan metode yang “saat ini” dituliskan dan dianalisa faktor mana yang terindikasi “menyimpang” dan berpotensi terjadi problem. Ingat,..ketika sudah ditemukan satu atau beberapa “penyebab” jangan puas sampai di situ, karena ada kemungkinan masih ada akar penyebab di dalamnya yang “tersembunyi”

Bagian yang penting berikutnya adalah Ishikawa telah menciptakan ide cemerlang yang dapat membantu dan memampukan setiap orang atau organisasi/perusahaan dalam menyelesaikan masalah dengan tuntas sampai ke akarnya. Kebiasaan untuk mengumpulkan beberapa orang yang mempunyai pengalaman dan keahlian memadai menyangkut problem yang dihadapi boleh diikuti dimana brainstorming mengenai permasalahan yang sedang dihadapi sangatlah penting. . Semua anggota tim memberikan pandangan dan pendapat dalam mengidentifikasi semua pertimbangan mengapa masalah tersebut terjadi. Kebersamaan sangat diperlukan di sini, juga kebebasan memberikan pendapat dan pandangan setiap individu.

Ini tentu bisa dimakhlumi, manusia mempunyai keterbatasan dan untuk mencapai hasil maksimal diperlukan kerjasama kelompok yang tangguh.

Masalah-masalah klasik di industri manufaktur seperti:
>> keterlambatan proses produksi
>> tingkat defect (cacat) produk yang tinggi
>> mesin produksi yang sering mengalami trouble
>> output lini produksi yang tidak stabil yang berakibat kacaunya plan produksi
>> produktivitas yang tidak mencapai target
>> complain pelanggan yang terus berulang

dan segudang masalah besar dan rumit lainnya, perlu ditangani dengan benar.
Solusi instan yang hanya mampu memandang sampai tingkat gejala, tidak akan efektif. Masalah mungkin akan teratasi sesaat, namun cepat atau lambat akan datang kembali. Oleh sebab itu menggali masalah harus sampai ke akarnya sehingga masalah dituntaskan.